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設(shè)備指的是會議現(xiàn)場的錄音設(shè)備、照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)設(shè)施、服務(wù)設(shè)備等等各個方面都要齊全，對所有的這些可能在開會時候用到的設(shè)備，工作人員都要一一的對它們進(jìn)行檢查，不然如果在舉行會議的時候不小心出了狀況就沒有辦法進(jìn)行應(yīng)對了，也會讓參會者產(chǎn)生不好的感覺。就比如說停車場吧，所找的會議場所必須要有停車場，而且停車場的場地還必須要是免費的，離舉行會議的地方要非常近，能夠容納參會有人的車子，畢竟現(xiàn)在大部分的人都有車了，很少有人自己走路過來開會的。

在會議結(jié)束前十分鐘的時候，所有服務(wù)員應(yīng)該在外面進(jìn)行等待，等到會議結(jié)束以后，及時的把會議室的前后門全部都要打開，還要使用敬語像參會人員微笑著進(jìn)行道別，一直到把最后一個參會人員送離會場以后，服務(wù)員才可以進(jìn)入會場做別的事情。

對于很多人來說會議或者開會這個詞已經(jīng)不再陌生，我們可以簡單的理解為會議公司就是為會議服務(wù)的公司。這個機構(gòu)主要是由這些具有豐富的會務(wù)知識和比較嫻熟的社交能力以及具有較強的執(zhí)行能力的人員組合而成的一種為會議服務(wù)的專門性機構(gòu)。他們主要是為需要的人或者公司和機構(gòu)提供非常全面的關(guān)于會議以及活動的策劃、統(tǒng)籌等工作。除此之外，它還可以提供各種的會議策劃、會務(wù)的統(tǒng)籌安排、參加會議人員的邀請和組織、對供應(yīng)商的整合以及在會議之前和會議之后的公關(guān)工作等許多工作的實施方案。

隨著會議的開始，參與會議的一些人開始變得非常的忙碌。因為有很多人到達(dá)，可能對于開會的地方不是很熟悉，所以就需要一些人專門并分批次的達(dá)到車站和碼頭以及機場進(jìn)行接人。而且，需要一些人在參會人員需要住宿的酒店進(jìn)行接待，并且發(fā)放與會議相關(guān)的一些資料并分發(fā)住宿所需要的房卡。