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在選定了活動地點，確定了宴會菜單和活動會場方面、聲望、照明、音響等商定了適用的房間布局以及各項工作的物流和時間安排之后，還需要再敲定裝潢和娛樂活動的方案，然后方可簽訂合同。如果裝潢工作精細繁復(fù)則還要考慮搬運安裝和拆卸設(shè)備的時間。必須了解各個環(huán)節(jié)的并確保所有安排都井井有條，因為各個方面都環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)而動全身。如果裝潢工作和娛樂設(shè)備的安裝需要比較大的空間，那么先不要擺放餐桌。計劃周詳才可以避免無用功。如果預(yù)先不進行周詳?shù)目紤]和計劃，那么推動的不僅僅是時間、精力和金錢，有時甚至令人失去耐心。

想要營造什么氛圍以及如何去太空種氛圍。之后制訂出相應(yīng)的物流方案。若想實現(xiàn)這一瞟，都有哪些要求？活動雖然各不相同但是在一次活動中所學(xué)到的經(jīng)驗卻可以起到舉一反三的功效。你想要的氣氛，還是某種截然不同的感受？

如果在召開會議期間要舉辦一個主題活動，可以從客人離開會議室進入酒店房間時就開始烘托活動氛圍。如果春節(jié)的晚會活動，可以設(shè)計無數(shù)黑暗中閃光的手握著活動的請柬遞送給客人，如果是水族館豪華晚宴，可以在房間里甚至是充水的浴缸里擺放充氣海豚，讓海豚拿著請柬。如果是一日輪滑課程，可以為每個房間送去一只兒童輪滑鞋，鞋里裝著趣味糖果的一張請柬。

讓客人剛剛步入會場就感受到歡快的氣氛，從而自然而然產(chǎn)生出某種期盼。首先映入客人眼簾的是什么？是否吸引眼球？是否有人專門負責(zé)迎賓工作？房間內(nèi)的一切是否已經(jīng)準備就緒？還是準備工作尚未完成？某酒店舉行開業(yè)典禮，典禮的時間一拖再拖，而且更改時間的通知還是手寫的。按時到達的客人透過百葉窗看到了里面什么都沒有準備好，于是只好回去了。房間內(nèi)的溫度如何，太高還是太低？隨著到場客人的增加，要對溫度進行調(diào)整。調(diào)低空調(diào)的溫度時要多久房間的溫度才能降下來？


餐飲是否齊備？食品是否色香味俱全？是否讓人產(chǎn)生食欲？是否有足夠的服務(wù)人員？某活動會場為了表現(xiàn)自己能力，在一次活動中聘請了低于所需的廚師。結(jié)果廚房的工作猝急而草率也就可想而知。端上桌的河蛙還沒熟，兩殼還沒有開。自助餐的食物過于復(fù)雜不便食用。取餐的客人排著長隊，其他食品準備得又不充足。另有一次游艇發(fā)布會，旨在展示游艇的新娛樂功能—博彩。游艇上準備了舞曲音樂帶，但是來參加活動的客人都是商界人士，第一次見面，彼此不熟，又沒有帶配偶，因此沒人愿意跳舞。游艇上準備的博彩籌碼只名每個人玩10分鐘左右，而游艇的行程持續(xù)三個多小時，艇上又沒有其他娛樂設(shè)施。游艇上的賭博只是為了娛樂而不是為了贏錢或獎品。最后游艇上的食物也吃光了，更是讓原本就已尷尬的書面雪上加霜?；顒舆€邀請了電視臺來拍攝一些歡樂、激動的場面，結(jié)果只能不了了之。

將活動的所有環(huán)節(jié)從頭至尾考慮一遍。親臨現(xiàn)場去感受，去查看。你要將客人從步入會場到離開的整個過程在頭腦中考慮一遍。如何才能做到最好？將合同中的所有內(nèi)容細細梳理一遍，確保所有費用列入預(yù)算。查看合同條款，是否符合了各項要求？相關(guān)許可證是否辦妥？要進行核查。如果條件允許，最好請人對合同的費用再次核查。所謂旁觀者清，別人可能會發(fā)現(xiàn)你忽略的問題。如果對費用的策劃進行了仔細的研究和改進，那么活動就可以有條不紊，一帆風(fēng)順。