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了解清楚會議的主題、參加人員、會議場所、資金預(yù)算參加人員中要搞清楚參加的部門、參加的領(lǐng)導(dǎo)，各領(lǐng)導(dǎo)的級別。預(yù)定好會議場所，檢查會議場所的衛(wèi)生情況，是否可以滿足參加人員的座位安排好參加人員的座次預(yù)定好必要的設(shè)備，比如話筒、投影儀、茶杯、簽字筆、材料紙準(zhǔn)備好會議需要的文件材料擬好會議議程，擬好領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱。

1.會議開始前，負(fù)責(zé)與會人員的注冊登記，包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會議文件及紀(jì)念品等。

2.迎接嘉賓，引導(dǎo)代表等至指定席位，并且需要在整個(gè)的過程中記錄會議及代表的發(fā)言等內(nèi)容。

3.在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)。

4.隨時(shí)準(zhǔn)備提供必要的會議文件及有關(guān)資料，供討論時(shí)參閱，接聽緊急電話并通知所要求的通話人。

5.會議服務(wù)負(fù)責(zé)人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位。另外，還需要確認(rèn)各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響以及同聲傳譯等是否都準(zhǔn)備就緒。