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1、擬定下來(lái)年會(huì)的所包含內(nèi)容：開(kāi)幕；領(lǐng)導(dǎo)講話以及年終工作總結(jié)；部門(mén)依次年終工作匯報(bào)；優(yōu)秀員工頒獎(jiǎng)；節(jié)目演出；閉幕；晚宴。所辦含的這些模塊的內(nèi)容匯報(bào)至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)后，開(kāi)始下面的緩解。
 
2、以郵件或著正式的文件，通知，參與年終會(huì)議的人員名單。然后，告知需要出席參加年終匯報(bào)的人員，以及各自需要準(zhǔn)備的匯報(bào)內(nèi)容格式和詳細(xì)要求，是否需要制作成PPT。最后約定，這些人員在哪天之前，務(wù)必將完整的匯報(bào)報(bào)告統(tǒng)一發(fā)布給誰(shuí)。如果，此時(shí)能確定年會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，則一并通知；如果尚未定好，則另行專門(mén)通知。
 
3、對(duì)統(tǒng)一收到的各領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的年終會(huì)議匯報(bào)，做初步查看，錯(cuò)別字，是否包含了統(tǒng)一要求的匯報(bào)項(xiàng)目，各指標(biāo)數(shù)據(jù)是否與財(cái)務(wù)部門(mén)提供的數(shù)據(jù)相一致。并呈遞給公司負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)審閱；將需要重新修改的，反饋給相關(guān)人員做修改之后，在約定的時(shí)間內(nèi)再統(tǒng)一收回。
 
4、通知總經(jīng)理辦公室做好采辦環(huán)節(jié)的工作：按照參會(huì)人員數(shù)目，在年會(huì)的頭一天完成水果，茶葉，拉花，獎(jiǎng)品，節(jié)目道具，開(kāi)會(huì)用的筆和本等所需會(huì)議物品的采辦工作。
 
5、通知設(shè)備部門(mén)，安排，最晚于年會(huì)開(kāi)始的提前兩個(gè)小時(shí)，做好會(huì)場(chǎng)中所需投影儀，音響等設(shè)備。通知文秘部門(mén)，最晚于年會(huì)開(kāi)始的提前兩個(gè)小時(shí)，布置會(huì)會(huì)場(chǎng)的桌椅，桌牌，果盤(pán)等擺放工作。
 
6、如果晚宴環(huán)節(jié)是在本單位食堂，則通知后勤部門(mén)，于年會(huì)的當(dāng)日早上，安排依照參會(huì)人員人數(shù)來(lái)定菜譜，并于早上開(kāi)始晚宴餐飲的采辦和配料工作。于年會(huì)結(jié)束前兩個(gè)小時(shí)，開(kāi)始依次做涼菜，熱菜，湯等。如果晚宴定于酒店內(nèi)，則安排專人去酒店點(diǎn)菜。等年會(huì)結(jié)束，則通知酒店人員有條不紊的上菜就可以了。
 
7、通知每個(gè)部門(mén)于哪天，提報(bào)幾個(gè)節(jié)目到年會(huì)總指揮人員處，分別需要哪些類型的。以便，安排節(jié)目的第一次彩排工作。且，當(dāng)場(chǎng)給予指導(dǎo)，以便各節(jié)目進(jìn)行有效的修改。
 
8、安排主持人，一般是一男一女。讓支持人先熟悉會(huì)議項(xiàng)目的順序，以便準(zhǔn)備主持時(shí)候的詞。也要對(duì)節(jié)目非常熟悉，合理安排上場(chǎng)順序，靈活掌握節(jié)目的時(shí)間。