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第一、組織會議班組，確定每個人員的工作責(zé)任。大型公司舉辦會議的時候，都會制定詳細(xì)額會議工作方案的，所以，實(shí)現(xiàn)確定一個專門的會議班組很有必要，最起碼有助于分工，提升會議準(zhǔn)備的各項(xiàng)工作順利完成。
第二、發(fā)出會議相關(guān)通知，會議通知包含的內(nèi)容比較廣，比如，會議內(nèi)容以及會議名稱以及會議的具體日期、時間與地點(diǎn)、相關(guān)與會人員等等。
第三、印刷一些會議日程，編排好會議的各項(xiàng)程序，制定好會議的相關(guān)注意事項(xiàng)，有助于會議順利進(jìn)展。
第四、大型會議需要在會議正式進(jìn)行之前進(jìn)行編組，且提出小組召集人和地點(diǎn)予以討論。
第五、專業(yè)會議公司告訴我們，大型會議與一般的會議策劃不一樣，大型會議需要印刷一些會議憑證，比如，出席證和工作證以及就餐證和請柬等等。這些都是與會所不可或缺的憑證。最后，會場布置也極為重要。比如，會場布置一定要展示出公司的會議氛圍。另外，會議公司策劃人員建議我們在會場之處要懸掛會議標(biāo)志與會議徽記以及會議旗幟等等，這是展現(xiàn)會議參與者主體的重要表現(xiàn)方式。另外還需設(shè)置主席臺，落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、安排座位、設(shè)置發(fā)言席，擺設(shè)話筒以及語音設(shè)備，確保音響效果。當(dāng)然，為了烘托會議會場的氛圍，還可以在四周擺設(shè)一些花卉，但一定要注意會場通風(fēng)、照明完好，才能保證會議順利進(jìn)行。