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任何活動都有其節(jié)奏和流程，必須予以妥善安排。所有的細節(jié)都需要事先組織得井井有條、準備就緒。對活動進行精心的統(tǒng)籌安排是活動成功舉辦的前提保證，因為這樣可以使人分清輕重緩急，并將活動的結(jié)束時間以及各項工作的時間要求安排得恰到好處。

 
在確立了公司目標(或客戶目標)、活動目標，確立了活動風(fēng)格，編制了成本清單以及初步預(yù)算等一系列事宜之后，就應(yīng)該開始把合同中決定的時間安排和物流情況添加到活動安排表中，而這個活動安排表將成為所有參與主體——活動策劃人員、公司的活動策劃團隊以及供應(yīng)商——開展工作所依據(jù)的出發(fā)點，即正式的活動統(tǒng)籌安排。
 
隨著活動的逐步開展，必要的變動不可避免，活動要素或增加，或減少，或更新;時間方面的要求可能會發(fā)生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現(xiàn)、供應(yīng)商要求與活動會場要求的變化，要不斷地更新你的活動統(tǒng)籌安排。應(yīng)該注意，每一次更改活動統(tǒng)籌安排時，都要標注更改的序號和日期——就如同更改成本清單一樣——這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動統(tǒng)籌安排依據(jù)。
 
組織井然有序，密切關(guān)注細節(jié)，這是組辦活動獲得成功最為重要的兩大要素。必須不斷進行檢查，以確保活動按照計劃有序開展。所有參與主體——公司客戶、活動策劃人員、供應(yīng)商——必須嚴格遵守合同所規(guī)定的指導(dǎo)方針?；ㄙM兩個月的時間來批準某一項目，可能導(dǎo)致活動項目管理的失敗。如果活動安排過于倉促，工作到了最后關(guān)頭可能仍然無法完成。例如，你或許會花幾個小時的時間來設(shè)計一份富于新意的請柬，但是如果請柬無法及時交付印刷，無法及時郵寄，這對活動參與者的出席率自然會帶來災(zāi)難性的影響。因此，做出開展活動的決定之后，首要的步驟之一便是制作一份活動計劃書，并以此作為活動的統(tǒng)籌安排依據(jù)。

 
制訂活動統(tǒng)籌安排時，要拿出日歷，從活動舉辦日期之前開始計劃起，規(guī)定何時完成何事。近乎失敗的活動事例不勝枚舉。有一次活動中，活動安排表與標牌到了最后時刻還在進行變更，而且沒有及時送到活動現(xiàn)場;另一次活動中，活動安排表已經(jīng)發(fā)下去，宣傳插頁才剛剛送達;還有一次活動中，印有活動標記的T-恤拿到現(xiàn)場的時候竟是剛剛從服裝廠下線的——包裝盒打開后還依然散發(fā)著印刷時留下的蒸汽!所有這些細節(jié)都會令活動嘉賓感到活動的組織毫無條理性。凡此種種，只說明了一點：活動策劃不周、協(xié)調(diào)不力。
 
活動要素中必須設(shè)置嚴格的截止時間，否則，你將突然領(lǐng)略多米諾骨牌效應(yīng)的威力。原本一件不起眼的小事，卻會產(chǎn)生難以想象的重大影響。一次籌款活動中，組織方在最后關(guān)頭決定改變座位的安排次序，導(dǎo)致自己沒有時間來進行最后的檢查。結(jié)果是漏洞百出，場面尷尬：同一張桌子安排給了兩家高級贊助商，結(jié)果不得不為他們再安排另一張桌子，而到場的重要嘉賓只得站著等。由于沒有規(guī)定要準備額外的桌布和擺飾，這張桌子和其他桌子相比，就難免顯得另類。最后時刻改變座位安排，自己就不會有足夠的時間來核查自己對座位次序安排所做的調(diào)整。
 
在與客戶、供應(yīng)商以及一線策劃人員進行前期會面之前，就應(yīng)該將一切都安排妥當。前期會面按照計劃應(yīng)該安排在設(shè)備的搬入和安裝之前進行，以便所有的參與者都有時間對相關(guān)細節(jié)做最后的檢查，找出本來可以預(yù)見到，但由于物流方面的疏忽所導(dǎo)致的一些紕漏。你希望活動當天所有人都有良好的精神風(fēng)貌，處于最佳狀態(tài)，發(fā)揮出最好水平，成功地協(xié)調(diào)和執(zhí)行活動的每個環(huán)節(jié);你不希望他們到了最后關(guān)頭還在四處張羅本該早已做好的基礎(chǔ)工作。