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根據(jù)會議規(guī)模的大小來預訂
通常需要在外面找會議場地的會議都不會很小，要不是需要跟外部人員一起開會，要不就是與合作方開會，還有一種就是公司的大型會議必須需要找一個比較大的會議場地。而在選擇會議場地時，首先要考慮的就是會議的規(guī)模大小，需要預訂什么樣的會議場地，對于會議場地有無特殊的要求等。

根據(jù)會議參加人員來進行預訂
會議公司在組織會議時，都會先問客戶，參加會議的人員都是什么人員，需不需要一些特殊的布置，而且許多公司一旦在外部組織會議，通常參會人員一定會有一些重量級的專家或者學者、教授，因此在選擇會議室還需要根據(jù)參會人員素質的不同決定預訂什么樣的會議場地。

根據(jù)會議內容來預訂場地
對于有的公司在組織外部會議時，需要找一些符合會議主題的會議場地，對于這種場地，通常是找相關主題的會議場地，或者是布置一個與會議主題相關的會議場地，這樣能夠讓會議的效果更加明顯。會議公司通常都會選擇幾個符合條件的會議場地進行咨詢，再進行綜合考慮，最終決定預訂哪個會議場地。