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1.桌椅、名牌、茶水
桌椅是一場會議最為基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，此外需要制作名牌，讓與會人員更好的找到自己的座位。另外，由于每個人的喜好不同，會議上的茶水飲料最好準備礦泉水。

2.簽到簿、名冊
簽到簿可以很好的幫助人們了解與會人員的數(shù)量等信息。此外，印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，從而加深了解，彼此熟悉。

3.黑/白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題。此外，筆、板擦等配套的工具也是必不可少的。

4.視聽設(shè)備
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、鐳射指示筆等高科技的視聽設(shè)備，這些設(shè)備給人們帶來了極大的方便。會議活動策劃一般需要做的準備工作包括：明確活動主題、參會人員甄選、活動人員分工、會議時間安排、會議場地布置、活動氛圍調(diào)研、策劃活動總結(jié)。策劃公司則需要做以下準備：
1.明確活動主題，突出活動特色；
2.制定活動時間，安排活動流程；
3.活動場地調(diào)研，策劃活動內(nèi)容；
4.邀請參會人員，保證活動質(zhì)量；
5.明確活動分工，保障活動展開；
6.列舉活動清單，準備活動物品；
7.活動場地布置，襯托活動氛圍；
8.記錄活動過程，包裝活動主題；
9.活動總結(jié)記錄，反饋活動效果。