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記住，雖然很多細(xì)節(jié)還不能確定，但在理想狀態(tài)下，你起碼可以提前三個(gè)月策劃你的活動(dòng)。是的，在6個(gè)星期內(nèi)組織1000人以上的重要活動(dòng)是有可能的，但總是要付出代價(jià)的。你可能找不到最合適的會(huì)場(chǎng)，聯(lián)系不到最好的娛樂(lè)節(jié)目。既然可以提前晚會(huì)活動(dòng)策劃，你為什么卻但求其次呢?

在決定需要花多少時(shí)間策劃時(shí)，列出你所需要的全部項(xiàng)目，規(guī)劃出每個(gè)項(xiàng)目要占用的時(shí)間。在行動(dòng)開(kāi)始時(shí)要考慮到你的最終目標(biāo)。哪些事必須做到，才能使活動(dòng)圓滿舉行?在日歷上以倒計(jì)時(shí)的方式標(biāo)出預(yù)期的晚會(huì)活動(dòng)策劃日程。時(shí)間上要留有余地。應(yīng)該花費(fèi)一定的時(shí)間來(lái)考慮并確定符合實(shí)際的時(shí)間安排。

 
給自己足夠的時(shí)間贏取最佳效果。有沒(méi)有什么因素會(huì)使你無(wú)法在截止日期前完成工作?比如，節(jié)假日期間供應(yīng)商休息或者截止日期之間有沖突都會(huì)影響你的進(jìn)程。印刷公司按慣例會(huì)在七月的最后兩周休假。你一定要注意你的供應(yīng)商的時(shí)間安排，把這個(gè)因素考慮在內(nèi)。通常情況下，夏天不適宜舉辦活動(dòng)連媒體都在休假。在你進(jìn)行重要策劃的階段和截止日期到來(lái)時(shí)，會(huì)不會(huì)有一些重要人物難以邀請(qǐng)到，或者不在辦公室?會(huì)不會(huì)因?yàn)槭悄昴┒鴮?duì)時(shí)間安排有什么影響?

 
有一個(gè)為籌款而舉辦的演出活動(dòng)，擬用一個(gè)月的時(shí)間去尋找活動(dòng)會(huì)場(chǎng)和贊助商、安排娛樂(lè)和印刷方面的事宜，以及賣(mài)出5000張5000元面額的入場(chǎng)券。他們一次次召開(kāi)會(huì)議，最后決定推遲活動(dòng)日期，原因是他們發(fā)現(xiàn)，只用一個(gè)月策劃的活動(dòng)不可能成功。他們將找不到合適的地點(diǎn)和一個(gè)有觀眾號(hào)召力的專(zhuān)業(yè)演員。此外，活動(dòng)日程也無(wú)法安排出來(lái)(活動(dòng)日程應(yīng)考慮到新學(xué)年剛開(kāi)始和重大節(jié)日等影響活動(dòng)計(jì)劃的因素)最后他們修改了計(jì)劃，留出充裕的時(shí)間來(lái)合理策劃，以確保找到贊助商以及聯(lián)絡(luò)有名氣的演員。